Программы и тактика оцифровки документов и организации файло :: Программы

Так как мы все больше переходим из бумажного мира в цифровой, хотелось бы понять как лучшим образом организовать свою жизнь в этом мире. Копится много бумажных документов, квитанций, вырезок, старых журналов, книг и т.д.

Они просто занимают место и собирают пыль. В то же время стоимость носителей информации (хард-дисков) стремительно падает. Надо бы все оцифровать, заархивировать и правильно организовать поиск нужной информации в полученных файлах.

Пишу просто идею проблемы и примерно, как я пытаюсь это решить. А также с помощью каких программ это делается. Заодно постараюсь здесь выложить микро-мануальчики по каждой из используемых программ именно в указанном разрезе. Было бы хорошо послушать мнение сообщества по тому, кто и как решает данную проблему - может будут полезные идеи, а также найдены лучшие программы. Не стоит здесь описывать сами программы (для этого есть специализированные темы), но надо пояснить, почему именно предлагаемая программа лучше той, что используется в цепочке архивации.

Здесь очень крупными штрихами излагается идея, которую подробнее распишу позже в мануале:

Итак, основных этапы (и далее подберем программы для их реализации):
1. Избавляемся от бумажных книг и журналов.
2. Избавляемся от вырезок, буклетов и другой разрозненной информации.
3. Избавляемся от старых документов (квитанций, инструкций к технике и прочего)
4. Организуем файлы по дискам, папкам, по типам и т.д.
5. Организуем поиск информации в этих файлах.
6. Делаем резервные копии.

С помощью каких программ реализуем:
1. ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ БУМАЖНЫХ КНИГ И ЖУРНАЛОВ.
На файлообменниках ищем оцифрованные уже копии книг и журналов (для торрентов uTorrent, для Donkey - eMule MorphXT, для ВС++ - Strong DC++). Лучше скачивать целиком библиотеки или подшивки журналов с торрентов или DC++ (так быстрее).

Удаляем дубликаты цифровых версий с помощью CloneSpy и WhereIsIt (ищет дубликаты в архивах).

Архивы на целостность проверем с помощью Total Commander. Завирусованные удаляем с помощью Касперского и ь.п.

Выкидываем все бумажные книги, которые имеют точную цифровую копию (полную, с хорошим качеством скана) и к которым редко обращаемся. Самые ценные рабочие книги все равно оставляю - их цифра не заменит никогда.

Если скачал аудиокниги, то бумажную копию временно оставляю - иногда послушаешь, иногда почитаешь.

2. ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ ВЫРЕЗОК, БУКЛЕТОВ И ДРУГОЙ РАЗРОЗНЕННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Здесь я остановился на Nuance PaperPort + OmniPage Для распознавания текста. Его конкурент Abbyy FinerReader - использую редко для особых случаев. PaperePort в плане организации отсканированных документов и рабоыт с ними организован, мне кажется проще, интуитивнее и имеет больше возможностей.

Кучкую заранее все вырезци, буклеты и т.д. по темама и цифруем все с помощью PaperPort в PDF-ки.

Потом в мануале напишу, почему и как использую возможности этой программы.
PDF делаю с текстовым слоем для посика в них.

Я также выкидываю фото, которые однозначно мне в натуре не понадобятся тоже трижды подумав). Сканирем их любой прогой в высоком качестве и адью.

Потом можно будет сделать цифровой альбом для просомтра на телевизоре и выберем для этого лучшую программу. Я цифровые адьбомы не делал, а надо бы. Так что, кто сравнивал - посоветуйте лучшую прогу и почему объясните.

3. ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ СТАРЫХ ДОКУМЕНТОВ (КВИТАНЦИЙ, ИНСТРУКЦИЙ К ТЕХНИКЕ И ПРОЧЕГО)

Старые документы лучше сканировать в отдельные файлы (вдруг понадобится все же) и можно выкинуть, трижды подумав - все же документ! Неожиданно выяснилось, что пару огромных коробок занимают упаковки от мышек, клавиатур и прочей компьютерной и оргтехной дряни. Цифруем (сканируем или фоткаем) сами упаковки и выкидываем.

Я в именах файлов штампую на всякий случай дату покупки товара.

Большинство коробок точно так можно выкинуть, т.к. хранить их бессмысленно - товар в них не вернуть, переезжать не собираетесь, да и то можно решить вопрос без коробок.

Драйверы из упаковок копируем в в одну структрированную папку (например "Мои покупки") и выкидываем диски - все равно можно скачать с сайта производителя.

Кстати, о том, что драйверы обновились для Вашего железа можно отследить с помощью ряда программ: Sumo, WebSite Watcher Driver Genius и др. - Рассмотрим позже.

4. ОРГАНИЗУЕМ ФАЙЛЫ ПО ДИСКАМ, ПАПКАМ, ПО ТИПАМ И Т.Д.

Тут безусловно, лидеры файл менеджеры - Total Commander, FAR - они дополняют друг друга рядом функций, которых нет друг у друга. Например, FAR повзоляет сразу вставить описание descript.ion для кучи файлов, TC вроде не умеет, а может я и не нашел такой функции.

Есть таке же программа для автоматического раскидывания файла по типам (музыку, графику и прочее), но тогда получается полнуй бардак на диске.

Я описываю файлы (делаю файл descript.ion) с помощью FAR или TC.

Очень хорошо и тщательно надо подумать именами файлов, папок и структурой - ЭТО ЦЕЛАЯ ТЕМА! Распишу свой опыт позже.

5. ОРГАНИЗУЕМ ПОИСК ИНФОРМАЦИИ В ЭТИХ ФАЙЛАХ. Раскидали файлы по папкам - теперь надо найти нужную информацию.

Сначала я проверяю наличие в важных для меня PDF И DJVU текстового слоя. Если его нет, то создаю их с помощью FineReader или PaperPort, а также DjVu Pro.

Потом всю инфу я загоняю в каталогизатор WhereIsIt - на мой взгляд лучший каталогизатор. Написал по тактике работы с ним мануальчик на 6 стра. - опубликую здесь.

И потом еще прогоняю все файлы через Archivarius 3000 - лучшая система индексации текста из тех, что я знаю. Может кто то знает лучше?

Посоветуйте, кто работает с музыкой, фотограиями и видео - какие проги для каталогизации лучше всего и почему. WhereIsIt, в принципе, дает значительную часть того, что нужно для поиска (thumbnails для графики и видео, теги из музыки выдирает, скачка данных из интернет), но нет некоторых вещей типа плееров и чего наверно еще полезного, чего я с ходжу не скажу. Ибо не меломан.

6. РЕЗЕРВНОЕ КОПИРОВАНИЕ
Я копирую целиком хард на хард - просо жалко время на возню с ДВД и флэшками. До копирования проверяю диски на наличие ошибок стандартными средствами Windows - chkdsk.

Копирование делаю Acronis True Image.

Здесь только скелет схемы. А подробности буду писать по ходу ьесы в виде мануальчиков для скачки по каждому этапу.

Интересует мнение сообщества - кто какие программы использует для решения данной задачи - организационные моменты также полезны.

Я думаю надо поэтапно.

Давайте начнем с пункта 1.

1. Избавляемся от бумажных книг и журналов.

Цитата:

Выкидываем все бумажные книги, которые имеют точную цифровую копию (полную, с хорошим качеством скана) и к которым редко обращаемся. Самые ценные рабочие книги все равно оставляю - их цифра не заменит никогда.

Если скачал аудиокниги, то бумажную копию временно оставляю - иногда послушаешь, иногда почитаешь.

У меня вот очень большая библиотека расставаться жаль. С другой стороны, потаскал при переездах - надоело.

Вначале начал тупо выкидывать все, что имеет цифровую копию. Но ошибся. Понял, что сидение с книгой на порядок больше удовольствия, чем с каким-нибудь тупым планшетом - это мое личное мнение.

Потому решил более подробно остановиться, что же точно можно выкинуть, а что не стоит.

1. Выкинуть можно только то, что имеет хорошую цифровую копию. А именно: четкий скан оригинала со всеми иллюстрациями. Обязательно надо проверить:
а) все ли страницы в электронных копиях есть. Нередко обнаруживал, что нет даже целых глав.
б) если книжка - перевод с зарубежного издания - соответствует ли перевод Вашей бумажной копии. Не раз были несколько версий перевод - некоторые просто ужасные и самое главное с грубыми ошибками.
в) насколько удобно форматирование электронной версии. Иногда пихают все картинки в конец книги - это жесть скакать туда сюда по электронной книге или открывать несколько копий!

2. Сохраняем книги каждодневного пользования, скажем, следователь - какой-нибудь уголовный кодекс, которым надо каждодневно тыкать в морду подследственным и стращать их.

3. Выкидываем словари - если есть электронные - они в большинстве случаев удобнее в поиске. Но я выкидываю только те, что входят в ABBEY Lingvo и т.п.. Если не входят - то сохраняем.

4. Выкинул всю лабуду типа народной медицины и прочего - ее нет!

5. надо выкинуть то, на что при всем желании времени жизни уже не хватит - учебники по вторым и третьим языкам. Но это оценивает каждый сам.

Теперь об удалении клонов цифровых копий.

Сначала тотальную первоначальную чистку делаю с помощью CloneSpy - он удаляет точные копии (побайтовое сравнение) файлов. Удаляем с ее помощью как архивы (zip, rar и т.п.), так незапакованные PDF, DJVUE, DOC И прочее.

Используем программы для поиска файликов с небольшими отличиями в имени (fuzzy search) для сгруживания в одно место вероятных копий одной и той же книги. Например, "Война и Мир" и "Война и мир - Том 1". Такие программы есть. КАКИЕ ПРОГРАММЫ ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ ДЛЯ ЭТОГО - ВАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ????

Далее ищем с помощью специальных программы архивы, закрытые на пароль. Если пароль есть - распаковываем, если нет - удаляем. КАКИЕ ПРОГРАММЫ ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ ДЛЯ ЭТОГО - ВАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ????

Потом распаковываю все архивы с книгами с помощью Total Commander. Total Commander позволяет распаковать каждый архив во всех папках и подпапках в отдельную папку для каждого архива с именем этого архива. Суперудобно!

Убираю архивы куда-нибудь на резервный диск на всякий случай. Теперь ищу клоны среди распакованных файлов + незапакованные книжки.

Можно использовать и WhereIsIt без распаковки архивов - он ищет одинаковые файлы в архивах без их предварительной распаковки (на самом деле, конечно для подсчета CRC сначала их распаковывает).

Мне кажется, c Total Commander это удобнее

После предварительной легкой чистки можно пойти дальше и чистить уже более тщательно. ЗОЛОТОЕ ПРАВИЛО тайм-менеджмента - не тратьте время на то, что возможно никогда и не произойдет. Поясняю - вышестоящими операциями вы удалили просто мусор с диска. Но дальше заниматься очисткой надо только, если есть реальная необходимость. Например, есть куча раговорников по французскому языке. Зачем их тщательно сравнивать, вычищать и т.д., если пока неясно, дадут Вам визу во Францию или нет? Вот елси дадут тогда потратьте на это немного времени. Поэтому следующий шаг - по ходу событий.

А именно - многие файлы- копии одного и отго же текста иногда отличаются одним байтом. Или в PDF в начало втыкают рекламную страницу. Значит надо сравнить текстовое содержимое одной и той же книги, но отличающееся по размеру или при побайтовом сравнении.

Поэтому встают вопросы, которые надо будет рассмотреть в следующем посте:

1. Как найти файлы с текстовым слоем DJVUE И PDF? Т.е. это уже распознанные OCR файлы - из них можно копировать цитаты, их могут читать всякие text-to-speech программы голосом и их можно сравнивать между собой на предмет различий в тексте.

2. Как добавить текстовый слой в пакетном режиме к остальным DJVUE И PDF на соответствующем языке?

3. Как склеить разбитые на на несколько PDF И DJV книги?

4. Какими программами сравнить содержимое текстов в указанных файлах плюс файлы в форматен FB2, DOC, RTF между собой.

Делитесь, что что знает по указанным вопросам.

Модерирует : gyra, Maz
Версия для печати • Подписаться • Добавить в закладки